Conseils pratiques pour mieux gérer les frais lors des déplacements professionnels

Pour engager de nouveaux partenariats, pour élargir sa clientèle ou dans le cadre d’une formation, les employés d’une entreprise peuvent être amenés à se déplacer. Cela impute des frais plus ou moins importants pour l’entreprise. Dans la suite de cet article, vous pouvez trouver des idées pour une meilleure gestion des frais liés aux voyages d’affaires.

Quand on parle de frais de déplacement, il s’agit principalement de frais de transport et de frais de repas. Bien qu’il soit possible de connaître d’avance le prix du billet d’avion (dans le cas d’un déplacement à l’extérieur du pays) ainsi que celui de la chambre d’hôtel, on n’est pas à l’abri d’imprévus. Cela peut être un rendez-vous annulé ou reporté le lendemain qui pourrait impliquer le report de la date de retour également. Cela a bien évidemment un impact sur le budget prévu initialement pour le déplacement. Pour éviter ce genre de situation, il est important de faire une analyse des divers paramètres en rapport avec le voyage, notamment la destination et les missions à réaliser.

Les critères à analyser

Lors d’un déplacement professionnel, il faut aussi tenir compte de la durée du séjour. Cela a en effet une influence sur le choix de l’hébergement. S’il s’agit d’un voyage d’affaires de 2 à 3 jours, on se tourne bien évidemment vers les chambres d’hôtel par contre si l’employé se déplace pour une durée plus longue, on se tourne plus vers les appartements-hôtels ou les appartements normaux.Pensez également à sécurisez votre logement avec une caméra de surveillance voir ici , et pour les jeunes parents ici . À l’ère des outils collaboratifs, il est important d’opter pour une solution de logement équipée d’une connexion internet. En ce qui concerne les frais de transport, il est à préciser qu’ils ne concernent pas seulement le prix du billet d’avion, mais également les frais des déplacements entre l’hôtel et les divers points de rendez-vous. Pour les longs séjours, il se pourrait que vous ayez aussi à prévoir les frais de parking.

En prévision des éventuelles annulations de rendez-vous, il est recommandé de choisir des solutions de réservations flexibles. Pour une meilleure gestion des voyages d’affaires, l’idéal serait de confier les démarches à une agence spécialiste des voyages corporate.